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e-TCDF | Documento

Visão geral#

No e-TCDF, o documento é tratado de forma a permitir seu andamento avulso, com anexações a ele, com despachos e outras transações até sua finalização, podendo ser ou não associado ou juntado a um processo físico ou eletrônico.

Documentos do tipo Memorando, Memorando-Circular, Ofícios, etc. podem ser gerados ou produzidos no e-TCDF, recebendo assinatura ou certificação digital, e distribuídos aos seus destinatários, de forma rápida e eficiente.

Cada documento gerado no e-TCDF recebe uma numeração especial, tal qual ocorre hoje no Sistema de Protocolo e Acompanhamento Processual do TCDF. A diferença é que, no atual sistema, os documentos que tramitam por ele são gerados na Seção de Protocolo e Arquivo - SPA e, no e-TCDF, além daqueles que serão produzidos pela SPA, o próprio usuário também tem a possibilidade e permissão da produção ou criação.

No Sistema de Protocolo do TCDF, a identificação do documento é numérica e sequencial, gerada por numerador automático existente nos setores de protocolo em geral.

No e-TCDF, a identificação do documento é de números e letras. Se o documento for físico receberá, por exemplo, a identificação EC747572, mas se for eletrônico será acrescido o sufixo “-e”, ficando assim: EC747572-e.

O documento, no eTCDF, é tratado de forma independente do processo com movimentação individual, podendo posteriormente ser vinculado ou não a um processo.

eDoc#

Todo documento no e-TCDF possui um eDoc que tem por finalidade ser um identificador único (protocolo) gerado no momento em que o documento é salvo.

Os documentos da espécie eletronico receberão, apenas na apresentação do usuário, um identificador adicional no eDoc: ‘-e’

EspécieeDoc
Físico6C300461
EletrônicoB516476C-e
Clone020B8668-c

Termos relevantes#

SituaçãoReferênciaDescriçãoSituação após ação
MovimentarDoc. para UnidadeAção de encaminhar um documento para outra unidade.Caixa de Entrada
Aceitarn/aAção de receber um documento movimentado (enviado) por outra unidade.A despachar
DistribuirDoc. para PessoaAção de encaminhar um documento para um servidor dentro da unidade ou não para realizar análise.Em análise
Arquivarn/aAção que sinaliza o encerramento da movimentação do documento.Arquivado
ClonarDoc. para Doc.Ação de gerar uma cópia do documento. O clone terá movimentação independente do original. O eDoc será apresentado na cor laranja.Mesma situação do original
AtrelarDoc. com doc.Ação de atrelar/juntar um documento a outro documento. A partir da ação o documento atrelado acompanha a movimentação do documento principal.Atrelado a documento
AssociarDoc. com proc.Ação de apensar/associar um documento a um processo. Tramitam juntos, mas são independentes. Podem ser separados posteriormente.Associado a processo
JuntarDoc. com procAção de anexar/juntar um documento a um processo definitivamente como uma peça.Juntado a processo
ReferenciarDoc. para proc. ou doc.Ação de referenciar/indicar documento ou processo.Sem alteração
Puxarn/aAção que força a movimentação de documento despachado para fora do Tribunal para a SEPROD - Serviço de Protocolo e Preservação Documental.Caixa de Entrada
Eliminarn/aAção de eliminar logicamente o documento. Apenas os documentos na situação: Novo; A despachar; Em análise; Em Revisão e Peticionamento Eletrônico poderão ser eliminados. Os documentos eliminados poderão ser pesquisados e seu eDoc aparecerá tachado.Eliminado
Restaurarn/aAção que reverte a eliminação do documento.A despachar

Situações dos documentos#

SituaçãoDescrição
NovoIndica a situação inicial quando o documento é criado.
A despacharIndica que o documento foi recebido na unidade e aguarda ação.
ArquivadoIndica que o documento não terá movimentação.
Associado a processoIndica que o documento foi associado a um processo, mas são independentes. Podem ser separados posteriormente.
Atrelado a documentoIndica que o documento foi atrelar/juntar a outro documento.
Caixa de entradaIndica que o documento foi movimentado para uma unidade e ainda não foi aceito.
DevolvidoIndica que o documento foi devolvido para a unidade que realizou a movimentação.
EliminadoIndica que o documento foi eliminado logicamente da aplicação.
Em AnáliseIndica que o documento foi distribuido para um servidor realizar a análise.
Em revisãoIndica que o documento foi analisado e aguarda revisão.
Juntado a processoIndica que o documento será incorporado a um processo.
Peticionamento EletrônicoIndica que o documento teve como oirgem o sistema de Peticionamento Eletrônico. Apesar de ser uma situação, ela tipifica o documento.

Legenda dos Ícones relacionados a documentos#

ÍconeDescrição
Menu de contexto que lista funcionalidade de acordo com o nível de acesso e a carga do documento.
Indica que o documento é público.
Indica que o documento possui clone(s).
Indica que o documento possui marcadores.
Indica a funcionalidade de visualização geral e ação de indicar interesse do usuário.
Indica a funcionalidade geral de exclusão.
Indica a funcionalidade geral de edição.
Indica que o documento foi distribuido para análise.
Indica que o usuário que realizou a distribuição enviou um comentário.
Indica que o documento é restrito.
Indica que o documento tem outros documentos atrelados.
Indica que o documento foi assinado.
Indica que o documento possui assinante(s), mas ainda não foi assinado por ninguem.
Indica que o documento possui assinante(s), mas ainda não foi assinado por todos.
Indica que o documento possui assinante(s) e foi assinado por todos.
Indica a funcionalidade que o usuário indicado para assinar remova seu nome da lista de assinante.
Indica a funcionalidade de visualização do arquivo original.
Indica a funcionalidade de clonagem.
Indica a funcionalidade de visualização de detalhes do documento.
Indica a funcionalidade de arquivamento.
Indica a funcionalidade que lista todos os assinantes e se já assinaram.
Indica a funcionalidade de juntar documento a processo.
Indica que a conclusão da revisão do documento.
Indica que o documento chegou recentemente na unidade (XX dias).

Visibilidade dos documentos#

A visibilidade dos documentos é controlada por três campos: Público, Sigiloso e Restrito. A combinação desses campos forma a visibilidade do documento.


Visibilidade
DescriçãoFlag
Público (externo)SigilosoRestrito
Visível na Internet (público)Visibilidade pública (interno e externo).SimNãoNão
Visível IntranetVisível para qualquer usuário interno.NãoNãoNão
SigilosoVisível apenas para usuários com o perfil ‘sigiloso’ independente da carga do documento.NãoSimNão
RestritoVisível apenas para usuários lotados na unidade com carga do documento.NãoNãoSim
Sigiloso e RestritoJunção da visibilidade Sigilosa e Restrita.NãoSimSim
NOTA

Todos os documentos criados ainda não assinados, ficam com a visibilidade RESTRITA.

Espécie de documento#

Documentos no e-TCDF são especificados de acordo com sua origem, podendo ser de três tipos: Físico, Eletrônico ou Clone.

EspécieDescriçãoeDocCorJuntar a processo
FísicoDocumento físico cadastrado no e-TCDF.AzulSomente a processo físico.
EletrônicoDocumento criado eletronicamente no e-TCDF.-eVerdeSomente a processo eletrônico.
CloneÉ possível duplicar um documento e sua cópia ser tratado de forma independente.-cLaranjaPossível juntar a processo eletrônico e físico.

Funcionalidade: Aceitar#

Lista todos os documentos enviados para a unidade que ainda não foram recebidos, ou seja, na situação “Caixa de Entrada”.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

O usuário poderá aceitar o documento individualmente ou aceitar todos de uma só vez. Também é possível aceitar documentos individualmente na Mesa Virtual. Após o aceite a situação do documento será alterada para “A despachar”.

Associar a Processo#

Rotina de apensar/associar um documento a um processo. A partir da associação o documento tramitará junto com o processo, mas são elementos independentes. Podem ser separados posteriormente.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Para realizar a associação é necessária a carga do documento e do processo.

Cadastrar Documento#

Rotina para criação de documentos internos ou externos no e-TCDF. É possível criar um documento juntando diretamente ao processo (como peça) desde que a carga do processo esteja na área. Indique o número do processo no campo (Selecione o processo) no início do formulário.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Campo: Origem#

OrigemDescrição
InternoDocumento produzido no Tribunal.
ExternoDocumento recebido no Tribunal.

Campo: Espécie#

EspécieDescrição
EletrônicoDocumento criado eletronicamente no eTCDF.
Documentos Físicos

Cadastramento de documentos cuja espécie seja Física, será feito somente pelo setores ( GOGEDOC ou Protocolo).

Campo: Situação#

SituaçãoDescrição
NovoDocumento criado eletronicamente no eTCDF.
Juntado ao ProcessoIndica a situação inicial quando o documento é criado.

Campo: Visibilidade#

Vide o título "Visibilidade dos documentos"

Para mais informações Clique Aqui.

Campo: Tipo#

Tipo DocumentoDescrição
MemorandoDocumento destinado à exposição de assuntos referentes a situações administrativas em geral, utilizado para formalizar a comunicação interna entre as unidades do Tribunal.
ParecerInstrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada, técnica ou jurídica, sobre determinado assunto.
PortariaAto administrativo interno que tem por finalidade estabelecer procedimentos relativos a pessoal ou à organização e funcionamento de serviços e, ainda, orientar quanto à aplicação de textos legais e disciplinar matéria ainda não regulamentada.
DecisãoÉ o posicionamento adotado em cada processo submetido à apreciação do Plenário do Tribunal.

Campo: Assunto#

Assunto
Administrativo
Auxílio-alimentação
Elogio Funcional
Isenção de imposto de renda

Não há vinculação do tipo de documento com o campo de assunto.

Campo: Número#

Campo numerico onde o próprio sistema já sujere a próxima numeração.

Campo: Ano#

Campo numerico para indicação do ano do número. Por padrão o ano atual é apresentado, mas o valor pode ser alterado pelo usuário.

Campo: Assinante#

Indica o servidor que irá assinar o documento. Por padrão é selecionado o nome do usuário logado, mas outros usuarios poderá ser indicados.

Campo: Tipo de Cadastro#

Tipo de CadastroDescrição
Upload de ArquivoPermite o upload de arquivo que será o documento.
Editor de TextoPermite a edição do conteúdo diretamente na tela. O sistema disponibiliza modelos para agilizar a edição do conteúdo.

Utilizando modelo de documentos#

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:
  • Selecione o Tipo:

Em Tipo de Cadrastro clique em Editor de texto e em seguida selecione o Modelo de documentos

  • Como aplicar as Hashtags

Selecione o processo por numero/ano

Em Modelo de cocumentos clique em #hashtag

Cadastrar Processo GDF (físico)#

Os processos físicos do GDF que tramitam na Corte são tratados no eTCDF como documentos do tipo Processo GDF. A rotina Cadastrar Processo GDF registra os dados básicos do processo com objetivo de acompanhar a tramitação física do processo.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Durante o cadastro é possível relacionar (Apensar ou Anexar) o novo processo a outro processo GDF previamente cadastrado. Após o registro será gerado um eDoc para identificação.

Cancelar Movimentação#

A rotina de cancelar a movimentação permite recuperar a carga do documento caso a unidade de destino ainda não tenha aceitado (recebido) o documento.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

A rotina excluir o registro da movimentação na base de dados.

Clonar#

A rotina de clonar permite copiar um documento existente. O clone contem os mesmos metadados (Tipo, Assunto...), mas é um documento independente (novo) sem nenhuma tramitação.

Para clonar um documento não é necessária a carga do eDoc, basta ter acesso (permissão). A situação inicial do documento clonado é Novo.

O arquivo clonado recebe um novo eDoc (na cor laranja) e com um identificador do no final “-c” e gera um pdf o edoc impresso. No entando, o clone aponta para o mesmo arquivo original no CAS. Os documentos clonados não aceitam assinatura.

Esse recurso foi criado para atender as seguintes situações:

  • Envio do mesmo documento para diversas áreas;
  • Vinculação de documentos eletronicos em processo físico ou de documentos físicos em processo eletronico. O documento clonado pode ser vinculado a qualquer processo.

Para clonar o documento, informe: o numero do eDoc, a quantidade de copias e se deseja manter o vinculo com o processo (caso o documento original tenha algum vinculo)

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

O documento que é clonado passa a ter algumas restrições:

  • Não pode ser editado;
  • Não pode ser excluído.

Caso seja necessário realizar essas ações, todos clones deverão ser eliminados.

Eliminar#

A rotina de eliminar realizar a exclusão lógica do documento. Além da carga do documento o usuário deverá ter o perfil necessário.

A situação será alterada para Eliminado e o número do eDoc será apresentado tachado (eDoc). Documentos na situação “Em Análise” não podem ser eliminados

Por se tratar de uma eliminação lógica esse procedimento poderá ser revertido (Restaurar) pela área que realizou a eliminação.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Interesse em Documentos#

A rotina de Interesse em Documentos permite o acompanhamento interno da movimentação e mudança de situação do documento no Tribunal. Ao marcar o interesse em um documento o eTCDF notifica por e-mail a movimentação.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

A funcionalidade disponivel no menu de documento lista todos os documentos de interesse do usuário e permite a edição ou exclusão do interesse.

O sistema permite incluir outros usuários como interessados, caso isso ocorra apenas o usuário que incluiu poderá remover os usuários.

Juntar a Processo#

A rotina de Juntar a Processo permite juntar um documento a um processo definitivamente como uma peça.

Para essa ação é necessária a carga do processo e perfil.

A funcionalidade disponivel no menu de documento lista todos os documentos que possuem referencia a processos. Caso existam diversos documentos refenciando processos é possível junta-los em lote.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Também é possível juntar um eDoc a um processo sem que exista uma previa referencia a processo. Na mesma tela pesquise o eDoc, e na sequencia indique o processo que receberá o eDoc como peça, o eDoc e o processo devem estar na carga da unidade.

Marcador#

A rotina de Marcador permite a criação de marcadores/tags para classificação de documentos e processos. Os marcadores são setoriais e facilitam o agrupamento e a recuperação de documentos e processos.

Para criar um marcador (Documento > Marcador), indique o nome e selecione uma cor para facilitar a identificação visual.

A vinculação do marcador com o eDoc é realizado pelo menu de contexto () opção Marcador. Serão listados os marcadores da unidade e o usuário poderá realizar a vinculação.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Após a vinculação dos marcadores será apresentado, apenas para o usuários da unidade, o icone marcador () na frente do eDoc juntamente com um numero que indica a quantidade de marcadores do documento. Ao passar o mouse no icone são listados os marcadores do eDoc.

Na pesquisa de documento é possível filtrar documentos por marcadores

Modelo de Documentos#

A rotina de Modelo de Documento foi criada para agilizar e padronizar a criação de documentos diretamente no e-TCDF, ou seja, para documento criados via editor de texto. Os modelos são organizados por unidade, orgão que poderá utilizar o modelo.

Acessando a rotina (Documento > Modelo de Documentos) serão listados todos os modelos da unidade podendo: visualizar, excluir ou editar o modelo.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Clicando no botão Adicionar Modelo, será apresentada a tela de cadastro com os seguintes campos:

CampoDescrição
Tipo de DocumentoLista dos tipos de documentos disponíveis.
DescriçãoNome do Modelo.
órgãoÓrgão que irá visualizar o modelo.
ConteúdoCorpo do Modelo.

Para confecção do Contéudo do Modelo o sistema disponibiliza um cabeçalho padronizado do Tribunal e o usuário poderá elaborar livremente o conteúdo do modelo. Para automatizar a apresentação de algumas informações é possível utilizar o recurso de hashtags. Que consiste em variaveis que terão seu conteúdo carregado com as informações do documento ou processo.

Movimentar#

A rotina de Movimentar permite o envio de documento entre as unidades do Tribunal.

Acessando a rotina (Documento > Movimentar) serão listados os documentos disponíveis para movimentação. O usuário poderá movimentar diversos documentos para um destino.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

É possível movimentar documentos individualmente, para isso clique no menu de contexto () e selecione a opção Movimentar. A tela abaixo será apresentada, selecione o destino e clique em salvar.

Pesquisar#

A rotina de Pesquisa permite a recuperação de documentos por diversos parametros. A rotina de consulta possui as seguintes funcionalidade adicionais:

  • Salvar consulta para uso futuro.

  • Exportar resultado para MS Excel.

  • No menu principal do sistema e-TCDF

  • Na tela aberta:

Avisar Pendencia de Assinatura#

A rotina de Avisar Pendencia de Assinatura notifica por e-mail os responsaveis cadastrados pela assinatura do documento que ainda não assinaram.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Regerar PDF#

A rotina Regerar PDF permite que a partir do arquivo original um novo PDF com o numero do eDOC impresso seja gerado e é necessário ter perfil específico.

  • No menu principal do sistema e-TCDF
  • Na tela aberta:

Referenciar Processo#

Para referenciar um documento a um processo, clique em menu de contexto/.

Abrirar um campo para que digite o numero do processo, digite o numero do processo e clique em salvar.

Observação

Para referenciar um documento é necessário seguir os seguintes parâmetros:

  • O documento tem que estar na sua carga.
  • Não pode estar juntado .
  • Não pode estar referenciado .
  • Não pode estar associado.