e-TCDF | Documento

Visão geral

No e-TCDF, o documento é tratado de forma a permitir seu andamento avulso, com anexações a ele, com despachos e outras transações até sua finalização, podendo ser ou não associado ou juntado a um processo físico ou eletrônico.

Documentos do tipo Memorando, Memorando-Circular, Ofícios, etc. podem ser gerados ou produzidos no e-TCDF, recebendo assinatura ou certificação digital, e distribuídos aos seus destinatários, de forma rápida e eficiente.

Cada documento gerado no e-TCDF recebe uma numeração especial, tal qual ocorre hoje no Sistema de Protocolo e Acompanhamento Processual do TCDF. A diferença é que, no atual sistema, os documentos que tramitam por ele são gerados na Seção de Protocolo e Arquivo - SPA e, no e-TCDF, além daqueles que serão produzidos pela SPA, o próprio usuário também tem a possibilidade e permissão da produção ou criação.

No Sistema de Protocolo do TCDF, a identificação do documento é numérica e sequencial, gerada por numerador automático existente nos setores de protocolo em geral.

No e-TCDF, a identificação do documento é de números e letras. Se o documento for físico receberá, por exemplo, a identificação EC747572, mas se for eletrônico será acrescido o sufixo “-e”, ficando assim: EC747572-e.

O documento, no eTCDF, é tratado de forma independente do processo com movimentação individual, podendo posteriormente ser vinculado ou não a um processo.

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eDoc

Todo documento no e-TCDF possui um eDoc que tem por finalidade ser um identificador único (protocolo) gerado no momento em que o documento é salvo.

Os documentos da espécie eletrônico receberão, apenas na apresentação do usuário, um identificador adicional no eDoc: ‘-e’

Espécie	eDoc
Físico	6C300461
Eletrônico	B516476C-e
Clone	020B8668-c

Associar a Processo

Rotina de apensar/associar um documento a um processo. A partir da associação o documento tramitará junto com o processo, mas são elementos independentes. Podem ser separados posteriormente.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Associar a processo (anexo).

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Associar a processo (anexo), aparecerá uma outra janela com um campo Documento para realizar a pesquisa

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Para realizar a associação é necessária a carga do documento e do processo.

Avisar Pendencia de Assinatura

A rotina de Avisar Pendencia de Assinatura notifica por e-mail os responsaveis cadastrados pela assinatura do documento que ainda não assinaram.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Pendente em outra lotação.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Pendente em outra lotação, aparecerá uma nova janela que contém um campo de Pesquisar e algumas opções, como e-DOC, Processo, Tipo - Número/Ano, Situação, Carga e Marcador. O resultado de cada uma dessas opções aparecerá logo abaixo delas.

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Cadastrar Documento

Rotina para criação de documentos internos ou externos no e-TCDF. É possível criar um documento juntando diretamente ao processo (como peça) desde que a carga do processo esteja na área. Indique o número do processo no campo (Selecione o processo) no início do formulário.

O documento externo, quando é protocolado, recebe obrigatoriamente uma etiqueta com um QR Code. Nesse QR Code, o usuário externo terá acesso a comprovação de protocolamento do respectivo documento e informações como data/hora do protocolo e numero do E-doc do documento.

Dessa forma, o Protocolo gera a etiqueta com o QR code e entrega uma cópia do documento, como recibo, para o usuário protocolador, depois digitaliza o documento externo. Após a digitalização, o documento original é enviado para o Arquivo Central e o documento físico é clonado e movimentado para a área responsável.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Cadastrar.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Cadastrar, aparecerá uma nova janela chamada Cadastrar com vários campos, sendo eles: Selecione o processo, Origem, Espécie, Situação, Visibilidade, Tipo, Assunto, Número, Ano, Assinante, Tipo de Cadastro, Arquivo (com a opção de escolher um arquivo), Descrição, Localização Física e Observação.

(Abaixo da Imagem, há uma explicação mais detalhada de cada um dos campos de Cadastrar).

Logo abaixo da janela Cadastrar, há uma outra janela menor chamada Tesauro que tem campos como: Clique aqui para adicionar e Palavra(s) selecionada(s) e uma opção para sugerir uma palavra-chave.

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Campo: Origem

Origem	Descrição
Interno	Documento produzido no Tribunal.
Externo	Documento recebido no Tribunal.

Campo: Espécie

Espécie	Descrição
Eletrônico	Documento criado eletronicamente no eTCDF.

Documentos Físicos

Cadastramento de documentos cuja espécie seja Física, será feito somente pelo setores ( GOGEDOC ou Protocolo).

Campo: Situação

Situação	Descrição
Novo	Documento criado eletronicamente no eTCDF.
Juntado ao Processo	Indica a situação inicial quando o documento é criado.

Campo: Visibilidade

Vide o título "Visibilidade dos documentos"

Para mais informações Clique Aqui.

Campo: Tipo

Tipo Documento	Descrição
Memorando	Documento destinado à exposição de assuntos referentes a situações administrativas em geral, utilizado para formalizar a comunicação interna entre as unidades do Tribunal.
Parecer	Instrumento utilizado para expressar a opinião fundamentada, técnica ou jurídica, sobre determinado assunto.
Portaria	Ato administrativo interno que tem por finalidade estabelecer procedimentos relativos a pessoal ou à organização e funcionamento de serviços e, ainda, orientar quanto à aplicação de textos legais e disciplinar matéria ainda não regulamentada.
Decisão	É o posicionamento adotado em cada processo submetido à apreciação do Plenário do Tribunal.

Campo: Assunto

Assunto
Administrativo
Auxílio-alimentação
Elogio Funcional
Isenção de imposto de renda

Não há vinculação do tipo de documento com o campo de assunto.

Campo: Número

Campo numerico onde o próprio sistema já sujere a próxima numeração.

Campo: Ano

Campo numerico para indicação do ano do número. Por padrão o ano atual é apresentado, mas o valor pode ser alterado pelo usuário.

Campo: Assinante

Indica o servidor que irá assinar o documento. Por padrão é selecionado o nome do usuário logado, mas outros usuarios poderá ser indicados.

Campo: Tipo de Cadastro

Tipo de Cadastro	Descrição
Upload de Arquivo	Permite o upload de arquivo que será o documento.
Editor de Texto	Permite a edição do conteúdo diretamente na tela. O sistema disponibiliza modelos para agilizar a edição do conteúdo.

Assinatura

A autenticação de documentos no sistema e-TCDF ocorre mediante assinatura digital, que pode ser realizada com ou sem token.

O mais comum é a assinatura digital sem token, por intermédio de login e senha do usuário.

A definição do(s) assinante(s) do documento pode ocorrer no ato do cadastro do documento ou por meio da funcionalidade assinante(s).

Assinar documento

Após o usuário ser definido como assinante de um documento, ele precisa localizar o e-DOC desejado por meio da aba Pendentes(s) de assinatura ou do campo consulta e-DOC, ambos disponíveis na Mesa Virtual, como no gif a seguir.

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Após localizado o e-DOC, o assinante deve acessar os Detalhes do documento por meio de clique no ícone (imagem da engrenagem) e em seguida clique em Assinar sem token.

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O sistema apresentará uma tela em que o assinante deverá preencher os campos Assinante, Matrícula e Senha. Após preenchidos esses campos, o assinante deve clicar no botão Assinar.

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Funcionalidade assinante(s)

Na hipótese de existirem vários assinantes, o usuário pode fazer o gerenciamento do processo de assinaturas por meio da utilização da funcionalidade assinante(s).

A utilização desta funcionalidade requer a localização do e-DOC desejado.

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Após localizado o e-DOC, o usuário deve acessar os Detalhes do documento por meio de clique no ícone (imagem da engrenagem) e em seguida clicar no botão Assinante(s).

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Operações disponíveis na funcionalidade assinante(s)

A funcionalidade assinante(s) dispõe das seguintes operações: adicionar assinantes; atribuir nível hierárquico aos assinantes; e escolher uma unidade para movimentação automática.

Adicionando assinante(s)

Nesta etapa é feita a adição dos assinante(s) ao documento.

1. Acessar a funcionalidade assinante(s);
2. Selecionar o(s) usuário(s) desejado(s);
3. Adicioná-lo(s) como assinante(s), por meio de clique no botão Adicionar assinante(s).

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Caso queira adicionar mais um assinante basta repetir o processo e colocar o nome do outro Assinante no campo Assinante e pressionar o botão Adicionar assinantes(s), atribuindo ao documento mais uma pessoa para assinar junto ao que já havia sido adicionado anteriormente.

Atribuindo nível hierárquico aos assinantes

Após adicionar o(s) assinante(s) do documento, é possível atribuir um nível hierárquico a cada um deles. A atribuição de níveis pode ocorrer duas formas: atribuir nível 1 para todos os assinantes (padrão) e atribuir níveis distintos aos assinantes.

1. Atribuir nível 1 para todos os assinantes:

Nesta modalidade, todos os assinantes visualizarão o documento na aba Pendente(s) de assinatura de sua Mesa Virtual e poderão proceder com a assinatura do documento a qualquer momento.

Frisa-se que o documento ficará disponível para movimentação logo após a conclusão da assinatura por pelo menos um dos assinantes, segue abaixo o gif que exemplifica este processo.

1. Acessar a funcionalidade assinante(s);
2. Selecionar o(s) usuário(s) desejado(s);
3. Adicioná-lo(s) como assinante(s), por meio de clique no botão Adicionar assinante(s).

info

Esta é a opção padrão do sistema. Quando os assinantes são adicionados no momento do cadastro do documento, todos recebem automaticamente a atribuição de nível 1.

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2. Atribuir níveis distintos aos assinantes:

Esta opção permite a organização do processo de assinaturas, que passa a ocorrer de modo ordenado e sequencial. Com a atribuição de níveis distintos, o documento somente ficará visível na aba Pendente(s) de assinatura da Mesa Virtual e disponível para assinatura após a conclusão da assinatura do assinante de nível imediatamente inferior.

Após adicionar o novo assinante, para atribuir níveis distintos a ele, basta continuar na mesma página onde ele foi adicionado e alterar o número abaixo do campo Nível.

info

Exemplo: O assinante de nível 2 só poderá assinar o documento após a conclusão da assinatura do assinante de nível 1.

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Movimentação automática

Essa operação permite que o usuário defina previamente a unidade de destino para movimentação automática do documento após a conclusão de todas as assinaturas. Para isso, siga os passos:

• Clique no campo Selecione a unidade de destino para movimentação automática após a conclusão de todas as assinaturas;
• Selecione a unidade de destino desejada;
• Clique no botão confimar.

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Movimentação automática de processo na hipótese em que o documento é peça processual

Caso o documento a ser assinado constitua peça processual (documento juntado a processo), a movimentação automática do processo só será executada se todas as demais peças do processo estiverem devidamente assinadas. A opção de movimentação só irá aparecer na última peça do processo.

Excluir a movimentação automática

Caso seja necessário remover a unidade de destino para movimentação automática do documento, o usuário precisa:

• Na barra verde, onde está escrito "Órgão de destino para movimentação", cliclar no botão "Excluir".
• Em seguida, cliclar no botão "Confirmar"

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info

Todas as operações executadas por meio da função Assinatura, incluindo aquelas relativas à funcionalidade Assinante(s), ficarão registradas na aba Auditoria do documento.

Cadastrar Processo GDF (físico)

Os processos físicos do GDF que tramitam na Corte são tratados no eTCDF como documentos do tipo Processo GDF. A rotina Cadastrar Processo GDF registra os dados básicos do processo com objetivo de acompanhar a tramitação física do processo.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Cadastrar processo GDF.

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• Na tela aberta:

Após clicar na opção Cadastrar processo GDF, será aberta uma nova janela com algumas informações e campos. As informações são: o Número GDF e Ano GDF. Os campos são: Espécie do documento, Situação do documento, Assunto do documento, Origem, Qtde. Volumes Arquivos (Junto de um campo para adicionar arquivos), Localização, Observação e Relacionamento com processo GDF.

No final, há duas opções: Salvar ou Cancelar.

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Durante o cadastro é possível relacionar (Apensar ou Anexar) o novo processo a outro processo GDF previamente cadastrado. Após o registro será gerado um eDoc para identificação.

Cancelar Movimentação

A rotina de cancelar a movimentação permite recuperar a carga do documento caso a unidade de destino ainda não tenha aceitado (recebido) o documento.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Cancelar movimentação.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Cancelar movimentação, aparecerá uma nova janela que contém um campo de Pesquisar e algumas opções, como e-DOC, Processo, Tipo - Número/Ano, Situação, Carga e Marcador. O resultado de cada uma dessas opções aparecerá logo abaixo delas.

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A rotina excluir o registro da movimentação na base de dados.

Clonar

A rotina de clonar permite copiar um documento existente. O clone contem os mesmos metadados (Tipo, Assunto...), mas é um documento independente (novo) sem nenhuma tramitação.

Para clonar um documento não é necessária a carga do eDoc, basta ter acesso (permissão). A situação inicial do documento clonado é Novo.

O arquivo clonado recebe um novo eDoc (na cor laranja) e com um identificador do no final “-c” e gera um pdf o edoc impresso. No entando, o clone aponta para o mesmo arquivo original no CAS. Os documentos clonados não aceitam assinatura.

Esse recurso foi criado para atender as seguintes situações:

• Envio do mesmo documento para diversas áreas;
• Vinculação de documentos eletronicos em processo físico ou de documentos físicos em processo eletronico. O documento clonado pode ser vinculado a qualquer processo.

Para clonar o documento, informe: o numero do eDoc, a quantidade de copias e se deseja manter o vinculo com o processo (caso o documento original tenha algum vinculo)

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Clonar.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Clonar, aparecerá uma outra janela contendo alguns campos, que são: um de Pesquisar (onde você vai informar o número do e-DOC), um de Número de clones, um de mantém vínculo com processo? e um botão de Salvar.

Após pesquisar o e-DOC, as informações aparecerão abaixo.

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O documento que é clonado passa a ter algumas restrições:

• Não pode ser editado;
• Não pode ser excluído.

Caso seja necessário realizar essas ações, todos clones deverão ser eliminados.

Eliminar

A rotina de eliminar realizar a exclusão lógica do documento. Além da carga do documento o usuário deverá ter o perfil necessário.

A situação será alterada para Eliminado e o número do eDoc será apresentado tachado (eDoc). Documentos na situação “Em Análise” não podem ser eliminados

Por se tratar de uma eliminação lógica esse procedimento poderá ser revertido (Restaurar) pela área que realizou a eliminação.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Eliminar.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Eliminar, aparecerá uma outra janela contendo um campo para pesquisar o e-DOC e um botão de Eliminar documento.

Após pesquisar o e-DOC, as informações aparecerão abaixo.

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Espécie de documento

Documentos no e-TCDF são especificados de acordo com sua origem, podendo ser de três tipos: Físico, Eletrônico ou Clone.

Espécie	Descrição	eDoc	Cor	Juntar a processo
Físico	Documento físico cadastrado no e-TCDF.		Azul	Somente a processo físico.
Eletrônico	Documento criado eletronicamente no e-TCDF.	-e	Verde	Somente a processo eletrônico.
Clone	É possível duplicar um documento e sua cópia ser tratado de forma independente.	-c	Laranja	Possível juntar a processo eletrônico e físico.

Funcionalidade: Aceitar

Lista todos os documentos enviados para a unidade que ainda não foram recebidos, ou seja, na situação “Caixa de Entrada”.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Aceitar.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Aceitar, aparecerá uma nova janela que contém um campo de Pesquisar e algumas opções, como e-DOC, Processo, Tipo - Número/Ano, Situação, Carga e Marcador. O resultado de cada uma dessas opções aparecerá logo abaixo delas.

Logo abaixo, há um campo para Aceitar Documentos

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O usuário poderá aceitar o documento individualmente ou aceitar todos de uma só vez. Também é possível aceitar documentos individualmente na Mesa Virtual. Após o aceite a situação do documento será alterada para “A despachar”.

Gerar Etiqueta

É possivel gerar um e-DOC através de uma etiqueta, ao clicar nesta função o e-DOC é gerado automaticamente, importante estar atento, pois o documento será gerado dentro de sua lotação.

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Gerar etiqueta. Logo após clicar, a etiqueta será gerada.

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Interesse em Documentos

A rotina de Interesse em Documentos permite o acompanhamento interno da movimentação e mudança de situação do documento no Tribunal. Ao marcar o interesse em um documento o eTCDF notifica por e-mail a movimentação.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Interesse em documentos.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Interesse em documentos, aparecerá uma nova janela que contém algumas opções, como: Responder, Responder a todos, Encaminhar, Arquivar, Apagar, Spam, uma opção com uma imagem parecida com uma cesta, uma opção que parece uma etiqueta e uma de Ações.

E logo abaixo dessas opções aparecerão alguns documentos.

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A funcionalidade disponivel no menu de documento lista todos os documentos de interesse do usuário e permite a edição ou exclusão do interesse.

O sistema permite incluir outros usuários como interessados, caso isso ocorra apenas o usuário que incluiu poderá remover os usuários.

Itenizador

ATENÇÃO

O Itenizador não é compatível com o navegador/browser Safari.

O itenizador é um dos produtos do robô Ada, que permite uma melhor visualização das decisões do tribunal.

Para itenizar, clique no e-DOC da decisão para abrir as informações da decisão, depois clique no ícone de itenizador ( que fica na frente de Decisão ), conforme imagem abaixo.

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Será aberta uma nova aba com a decisão dividida em itens.

E tem um campo que te permite fazer uma busca em todos os itens da decisão.

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É possível realizar uma cópia corrida de um item da decisão, através de um botão que fica no final do item (Ele tem o símbolo de copiar e colar e é de cor azul)

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exemplo texto copiado

O Tribunal, por unanimidade, de acordo com o voto do Relator, decidiu: II – determinar à Companhia de Desenvolvimento Habitacional do Distrito Federal – Codhab/DF que: j) aprimore a transparência e acesso à informação, em atenção à Lei n.º 4.990/2012, disponibilizando: ii) acesso fácil e de forma clara aos critérios para pontuação dos candidatos;

É possível copiar toda a decisão formatada clicando no ícone de copiar no canto superior direito, conforme imagem ilustrativa abaixo.

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Juntar a Processo

A rotina de Juntar a Processo permite juntar um documento a um processo definitivamente como uma peça.

Para essa ação é necessária a carga do processo e perfil.

A funcionalidade disponivel no menu de documento lista todos os documentos que possuem referencia a processos. Caso existam diversos documentos refenciando processos é possível junta-los em lote.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Juntar a processo.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Juntar processo, aparecerá uma nova janela que contém, primeiramente, um campo para pesquisar por um e-DOC.

Logo abaixo, haverá uma nova janela dentro dessa, que mostrará os documentos com o processo informado e pendentes de juntada. Essa janela também contém um campo de pesquisa e opções como: e-DOC, Processo, Tipo - Número/Ano, Situação, Carga e Marcador.

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Também é possível juntar um e-DOC a um processo sem que exista uma referência prévia ao processo. Na mesma tela, pesquise o e-DOC e, em seguida, indique o processo que receberá o e-DOC como peça. O e-DOC e o processo devem estar na carga da unidade.

Juntar documento a processo

Legenda dos Ícones relacionados a documentos

Ícones	Descrição
Engrenagem	Menu de contexto que lista funcionalidade de acordo com o nível de acesso e a carga do documento.
Planeta Terra	Indica que o documento é público.
Ovelha	Indica que o documento possui clone(s).
Etiqueta	Indica que o documento possui marcadores.
Olho	Indica a funcionalidade de visualização geral e ação de indicar interesse do usuário.
Lixeira	Indica a funcionalidade geral de exclusão.
Lápis	Indica a funcionalidade geral de edição.
Três Pessoas	Indica que o documento foi distribuido para análise.
Dois balões de conversa	Indica que o usuário que realizou a distribuição enviou um comentário.
Cadeado	Indica que o documento é restrito.
Clipes	Indica que o documento tem outros documentos atrelados.
Chave Preta	Indica que o documento foi assinado.
Chave Vermelha	Indica que o documento possui assinante(s), mas ainda não foi assinado por ninguem.
Chave Branca	Indica que o documento possui assinante(s), mas ainda não foi assinado por todos.
Chave Verde	Indica que o documento possui assinante(s) e foi assinado por todos.
Chave proibida	Indica a funcionalidade que o usuário indicado para assinar remova seu nome da lista de assinante.
Arquivo	Indica a funcionalidade de visualização do arquivo original.
Copiar e Colar	Indica a funcionalidade de clonagem.
Lupa	Indica a funcionalidade de visualização de detalhes do documento.
Caixa	Indica a funcionalidade de arquivamento.
Uma pessoa com um +	Indica a funcionalidade que lista todos os assinantes e se já assinaram.
Quebra Cabeça	Indica a funcionalidade de juntar documento a processo.
Uma mão dando joia	Indica que a conclusão da revisão do documento.
Bandeira Verde	Indica que o documento chegou recentemente na unidade (XX dias).

Clique aqui para visualizar a legenda dos Ícones relacionados a documentos 📸

Ícone	Descrição
	Menu de contexto que lista funcionalidade de acordo com o nível de acesso e a carga do documento.
	Indica que o documento é público.
	Indica que o documento possui clone(s).
	Indica que o documento possui marcadores.
	Indica a funcionalidade de visualização geral e ação de indicar interesse do usuário.
	Indica a funcionalidade geral de exclusão.
	Indica a funcionalidade geral de edição.
	Indica que o documento foi distribuido para análise.
	Indica que o usuário que realizou a distribuição enviou um comentário.
	Indica que o documento é restrito.
	Indica que o documento tem outros documentos atrelados.
	Indica que o documento foi assinado.
	Indica que o documento possui assinante(s), mas ainda não foi assinado por ninguem.
	Indica que o documento possui assinante(s), mas ainda não foi assinado por todos.
	Indica que o documento possui assinante(s) e foi assinado por todos.
	Indica a funcionalidade que o usuário indicado para assinar remova seu nome da lista de assinante.
	Indica a funcionalidade de visualização do arquivo original.
	Indica a funcionalidade de clonagem.
	Indica a funcionalidade de visualização de detalhes do documento.
	Indica a funcionalidade de arquivamento.
	Indica a funcionalidade que lista todos os assinantes e se já assinaram.
	Indica a funcionalidade de juntar documento a processo.
	Indica que a conclusão da revisão do documento.
	Indica que o documento chegou recentemente na unidade (XX dias).

Marcador

A rotina de Marcador permite a criação de marcadores/tags para classificação de documentos e processos. Os marcadores são setoriais e facilitam o agrupamento e a recuperação de documentos e processos.

Para criar um marcador (Documento > Marcador), indique o nome e selecione uma cor para facilitar a identificação visual.

A vinculação do marcador com o eDoc é realizado pelo menu de contexto () opção Marcador. Serão listados os marcadores da unidade e o usuário poderá realizar a vinculação.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Marcador.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Marcador, aparecerá uma nova janela que contém, os Marcador(es) disponível(is) e os Marcador(es) do documento.

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Após a vinculação dos marcadores será apresentado, apenas para o usuários da unidade, o icone marcador ( A Etiqueta) na frente do e-DOC juntamente com um numero que indica a quantidade de marcadores do documento. Ao passar o mouse no icone são listados os marcadores do e-DOC.

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Na pesquisa de documento é possível filtrar documentos por marcadores

Na pesquisa de documentos contém campos, como: e-DOC, Número, Ano, N°. na Origem, Particular (Remetente), Localização, Observação, Carga, Orgão de Origem, Assunto e Marcador.

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Modelo de Documentos

A rotina de Modelo de Documento foi criada para agilizar e padronizar a criação de documentos diretamente no e-TCDF, ou seja, para documento criados via editor de texto. Os modelos são organizados por unidade, orgão que poderá utilizar o modelo.

Acessando a rotina (Documento > Modelo de Documentos) serão listados todos os modelos da unidade podendo: visualizar, excluir ou editar o modelo.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Modelo de Documentos.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Modelo de Documentos, aparecerá uma nova janela que contém dois campos: um para Selecione para filtrar e outro para pesquisa. Também há algumas opções, como Ações, Tipo de documento, Descrição e Órgão.

Além disso, há um botão para Adicionar Modelo.

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Clicando no botão Adicionar Modelo, será apresentada a tela de cadastro:

Que abrirá uma nova janela com alguns campos, que são: Tipo de Documento, Descrição, Orgão e o Conteúdo.

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Campo	Descrição
Tipo de Documento	Lista dos tipos de documentos disponíveis.
Descrição	Nome do Modelo.
órgão	Órgão que irá visualizar o modelo.
Conteúdo	Corpo do Modelo.

Para confecção do Contéudo do Modelo o sistema disponibiliza um cabeçalho padronizado do Tribunal e o usuário poderá elaborar livremente o conteúdo do modelo. Para automatizar a apresentação de algumas informações é possível utilizar o recurso de hashtags. Que consiste em variaveis que terão seu conteúdo carregado com as informações do documento ou processo.

• Hashtags de Processo

interessado, jurisdicionado, sinopse, relator-processo, assunto-processo, orgão-origem, data-autuacao, periodo-fatos e numero/ano-processo

• Hashtags de Documento

e-DOC, assunto-documento, tipo, numero-ano e origem.

• Outras Hashtags

data-atual-extenso, data-atual, nome-completo, sigla e descricao-unidade.

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Movimentar

A rotina de Movimentar permite o envio de documento entre as unidades do Tribunal.

Acessando a rotina (Documento > Movimentar) serão listados os documentos disponíveis para movimentação. O usuário poderá movimentar diversos documentos para um destino.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Movimentar.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Movimentar, aparecerá uma nova janela que contém, primeiramente, um campo para pesquisar junto de dois butões, Movimentar Documentos e Limpar. Logo abaixo, contém opções como:** e-DOC**, Processo, Tipo - Número/Ano, Situação, Carga e Marcador.

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É possível movimentar documentos individualmente, para isso clique no menu de contexto ( A Engrenagem) e selecione a opção Movimentar. A tela abaixo será apresentada, selecione o destino e clique em salvar.

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Pendente em outra lotação

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Pendente em outra lotação.

No campo "Pendente em Outra Lotação", é possível verificar quais documentos, com a mesma carga de seu perfil, estão pendentes de assinatura por outras pessoas de outras lotações.

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Pesquisa vários parâmetros

A rotina de Pesquisa permite a recuperação de documentos por diversos parametros. A rotina de consulta possui as seguintes funcionalidade adicionais:

• Salvar consulta para uso futuro.

• Exportar resultado para MS Excel.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Pesquisa vários parâmetros.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Pesquisa vários parâmetros, aparecerá três janelas.

• Primeira janela: Pesquisa de documentos, ela contém alguns campos como: Pesquisas salvas, Salvar, Pesquisar, Limpar e Imprimir.

• Segunda janela: Dados dos documentos, ela contém alguns campos como: e-DOC, Número, Ano, N°. na Origem, Espécie, Cadastro (Inicial), Particular (Remetente), Localização, Observação, Descrição/Ementa, Carga, Orgão de origem, Situação, Tipo de documento, Origem, Assunto, Marcador, Tesauro e Assinante.

• Terceira janela: Dados dos processos, ela contém alguns campos como: Número, Ano, Orgão de origem, Assunto e Jurisdicionado

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Referenciar Processo

Para referenciar um documento a um processo, clique em (menu de contexto/ A Engrenagem). Aparecerão algumas opções. Basta escolher a Referenciar processo.

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Abrirar um campo para que digite o numero do processo, digite o numero do processo e clique em salvar.

Observação

Para referenciar um documento é necessário seguir os seguintes parâmetros:

• O documento tem que estar na sua carga.
• Não pode estar juntado .
• Não pode estar referenciado .
• Não pode estar associado.

Regerar PDF

A rotina Regerar PDF permite que a partir do arquivo original um novo PDF com o numero do eDOC impresso seja gerado e é necessário ter perfil específico.

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Regerar PDF em lote.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Regerar PDF em lote, aparecerá uma nova janela que contém dois campos: um para inserir a Data inicial e outro para a Data final, e um botão para Regerar Documentos.

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Situações dos documentos

Situação	Descrição
Novo	Indica a situação inicial quando o documento é criado.
A despachar	Indica que o documento foi recebido na unidade e aguarda ação.
Arquivado	Indica que o documento não terá movimentação.
Associado a processo	Indica que o documento foi associado a um processo, mas são independentes. Podem ser separados posteriormente.
Atrelado a documento	Indica que o documento foi atrelar/juntar a outro documento.
Caixa de entrada	Indica que o documento foi movimentado para uma unidade e ainda não foi aceito.
Devolvido	Indica que o documento foi devolvido para a unidade que realizou a movimentação.
Eliminado	Indica que o documento foi eliminado logicamente da aplicação.
Em Análise	Indica que o documento foi distribuido para um servidor realizar a análise.
Em revisão	Indica que o documento foi analisado e aguarda revisão.
Juntado a processo	Indica que o documento será incorporado a um processo.
Peticionamento Eletrônico	Indica que o documento teve como oirgem o sistema de Peticionamento Eletrônico. Apesar de ser uma situação, ela tipifica o documento.

Termos relevantes

Situação	Referência	Descrição	Situação após ação
Movimentar	Doc. para Unidade	Ação de encaminhar um documento para outra unidade.	Caixa de Entrada
Aceitar	n/a	Ação de receber um documento movimentado (enviado) por outra unidade.	A despachar
Distribuir	Doc. para Pessoa	Ação de encaminhar um documento para um servidor dentro da unidade ou não para realizar análise.	Em análise
Arquivar	n/a	Ação que sinaliza o encerramento da movimentação do documento.	Arquivado
Clonar	Doc. para Doc.	Ação de gerar uma cópia do documento. O clone terá movimentação independente do original. O eDoc será apresentado na cor laranja.	Mesma situação do original
Atrelar	Doc. com doc.	Ação de atrelar/juntar um documento a outro documento. A partir da ação o documento atrelado acompanha a movimentação do documento principal.	Atrelado a documento
Associar	Doc. com proc.	Ação de apensar/associar um documento a um processo. Tramitam juntos, mas são independentes. Podem ser separados posteriormente.	Associado a processo
Juntar	Doc. com proc	Ação de anexar/juntar um documento a um processo definitivamente como uma peça.	Juntado a processo
Referenciar	Doc. para proc. ou doc.	Ação de referenciar/indicar documento ou processo.	Sem alteração
Puxar	n/a	Ação que força a movimentação de documento despachado para fora do Tribunal para a SEPROD - Serviço de Protocolo e Preservação Documental.	Caixa de Entrada
Eliminar	n/a	Ação de eliminar logicamente o documento. Apenas os documentos na situação: Novo; A despachar; Em análise; Em Revisão e Peticionamento Eletrônico poderão ser eliminados. Os documentos eliminados poderão ser pesquisados e seu eDoc aparecerá tachado.	Eliminado
Restaurar	n/a	Ação que reverte a eliminação do documento.	A despachar

Utilizando modelo de documentos

• No menu principal do sistema e-TCDF

Clicando em Documento (localizado na barra azul superior), aparecerão algumas opções logo abaixo. Após isso, você deverá clicar em Cadastrar.

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• Na tela aberta:

Ao abrir a opção Cadastrar, aparecerá uma nova janela chamada Cadastrar com vários campos, sendo eles: Selecione o processo, Origem, Espécie, Situação, Visibilidade, Tipo, Assunto, Número, Ano, Assinante, Tipo de Cadastro, Arquivo (com a opção de escolher um arquivo), Descrição, Localização Física e Observação.

Logo abaixo da janela Cadastrar, há uma outra janela menor chamada Tesauro que tem campos como: Clique aqui para adicionar e Palavra(s) selecionada(s) e uma opção para sugerir uma palavra-chave.

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• Selecione o Tipo:

Clicando em Tipo, aparecerão várias opções. Basta você escolher a que deseja.

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Em Tipo de Cadrastro clique em Editor de texto e em seguida selecione o Modelo de documentos

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• Como aplicar as Hashtags

Selecione o processo por numero/ano

Em Modelo de cocumentos clique em #hashtag

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• Adicionar assinante(s) ao documento:

Para adicionar assinante(s) ao documento, basta:

1. Acesse o campo e-DOC.
2. Clique com o botão direito no link desejado.
3. Selecione a opção "Assinante(s)".
4. Preencha o campo com o assinante pretendido.
5. Interaja com o botão "Adicionar assinante(s)" para concluir o processo.

Dessa forma, será possível adicionar os assinantes desejados ao documento de forma correta e eficiente.

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Visibilidade dos documentos

A visibilidade dos documentos é controlada por três campos: Público, Sigiloso e Restrito. A combinação desses campos forma a visibilidade do documento.

Visibilidade	Descrição	Flag
		Público (externo)	Sigiloso	Restrito
Visível na Internet (público)	Visibilidade pública (interno e externo).	Sim	Não	Não
Visível Intranet	Visível para qualquer usuário interno.	Não	Não	Não
Sigiloso	Visível apenas para usuários com o perfil ‘sigiloso’ independente da carga do documento.	Não	Sim	Não
Restrito	Visível apenas para usuários lotados na unidade com carga do documento.	Não	Não	Sim
Sigiloso e Restrito	Junção da visibilidade Sigilosa e Restrita.	Não	Sim	Sim

NOTA

Todos os documentos criados ainda não assinados, ficam com a visibilidade RESTRITA.

Alterar a Visibilidade do documento

Para modificar a visibilidade de um documento previamente criado, é necessário que o documento esteja em sua carga ou que seu perfil possua uma atribuição de perfil reservado dentro do SIGA, Editar metadados do documento mesmo sem carga (visibilidadeDocumento ). Contudo, é importante observar que alguns tipos documentos não possuem essa função, tais como: ATA, Oficio, Ofício Circular, Decisão, Decisão liminar, Termo de retirada, Relatório, Proposta de Decisão, Voto de desempate e Despacho singular

Clique na Engrenagem e aparecerão algumas opções. Após isso, escolha Visibilidade, selecione a opção desejada no campo que está escrito Restrito (Requer carga) e, em seguida, clique em Alterar Visibilidade.

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