e-TCDF | Processo

Visão geral

No e-TCDF, o processo é tratado de forma diferente do Sistema de Protocolo e Acompanhamento Processual. No novo sistema, o processo agrega mais informações sobre sua situação, fase processual e localização, que permitem o acompanhamento pontual. O controle de distribuição de processo a servidor ou servidores é uma ferramenta gerencial de grande utilidade.

Os processos físicos e eletrônicos tramitam eficientemente dentro do e-TCDF, merecendo tratamento diferenciado em suas transações.

Processo físico é o conjunto de documento reunidos no decurso de uma ação administrativa ou judicial. Sua tramitação será controlada de forma similar ao do processo eletrônico, sendo requerida, no entanto, a confirmação de recebimento.Processo eletrônico é o conjunto de arquivos eletrônicos correspondentes às peças, documentos e atos processuais que tramitam por meio eletrônico.

Neste primeiro momento, os processos continuarão a tramitar em meio físico até sua conversão para eletrônico, mediante estudo para verificação de necessidade e prioridade para digitalização, se for o caso.

A numeração do processo físico e eletrônico dentro do e-TCDF não foi modificada, permanecendo com a atual formatação de número e ano, p. ex.: 21543/2012, à exceção do processo puramente eletrônico, que será acrescido do sufixo “-e”,ficando assim: 21543/2012-e.

Segue, abaixo, o menu de processo no e-TCDF e suas respectivas telas.

Apensar/Desapensar

Apensa um processo à outro processo, os processos ficam vinculados. Caso o processo seja movimentado para outra unidade, o apenso tbm irá junto.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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É possível também desapensar os processos, ou seja, desvincular.

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Arquivar/Desarquivar

É o ato de guardar o processo por ter atingido sua finalidade.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Associar arquivo

O arquivo associado corresponde a um "anexo" de um processo, tendo por objetivo melhor documentá-lo. O arquivo não integrará os autos, mas estará disponível para consulta quando o usuário acessar os dados do processo. O arquivo associado está sempre associado a um processo e, opcionalmente, pode ser associado também a um documento específico já juntado ao processo. O conteúdo do arquivo não receberá numeração de página. São exemplos de arquivos associáveis aos autos: documentação de auditoria (papéis de trabalho); memórias de cálculos; processos de outras entidades digitalizados; arquivos produzidos por terceiros, entre outros. No caso dos papéis de trabalho, por exemplo, além de associados ao processo, podem ainda fazer referência ao Relatório de Auditoria correspondente;

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Cadastrar análise conjunta

Análise conjunta, dois processos parecidos que a decisão final pode ser aplicada para ambos os processos.

• No menu:

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• Na tela aberta:

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Cadastrar/Autuar

Ato de criação (autuação) de processo no e-TCDF. Neste primeiro momento não será possível autuar processo eletrônico.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Cadastrar citação

Cadastro de citação serve para citar pessoas em processos, vinculando uma pessoa à um processo.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Cancelar movimentação

A rotina de cancelar a movimentação permite recuperar a carga do processo caso a unidade de destino ainda não tenha aceitado (recebido).

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Classificação de Processos

Processos movimentados para GPAT/Ministério Público só será possível a movimentação se houver classificação do processo.

• SIGA O GIF:

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NOTE QUE:

• O sistema vai dar a seguinte mensagem "APENAS PROCESSOS COM CLASSIFICAÇÃO PODEM SER MOVIMENTADOS PARA UNIDADE DE DESTINO INFORMADA.

Classificar na Autuação

Os processos devem ser classificados de acordo com o estabelecido pelo Plano de Classificação de Documentos do TCDF (Portaria n° 414/2019).

A classificação pode ocorrer em dois momentos distintos:

• na autuação, obrigatoriamente, para os processos autuados a partir do dia 16/11/2020;
• em momento posterior à autuação, facultativamente, para aqueles autuados em data anterior à mencionada acima.

1) Classificação na autuação

No momento da autuação do processo deverá ser indicada a sua classificação mediante clique no botão “Informar a classificação do processo”.

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Na tela aberta:

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Após a autuação, o sistema vinculará automaticamente assunto correspondente à classificação de processo indicada.

2) Classificação em momento posterior à autuação

Os processos que não foram classificados no momento da autuação, poderão ter sua classificação indicada a partir de edição de seus dados de cadastro.

NOTA

Para realizar esse procedimento o processo precisa estar na sua carga/setor.

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Na tela aberta:

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Após clicar no botão:

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Observações importantes

• Os processos apresentados após clique no botão “Informar a classificação do processo” estão ligados às atribuições da unidade na qual o usuário está lotado.
• Os assuntos vinculados de forma automática ao tipo processo foram definidos por meio de mapeamento.
• Sugestões relacionadas à inclusão de tipos de processo ou a ajustes no Plano de Classificação de Documentos do TCDF devem ser apresentadas à Coordenadoria de Gestão de Documentos e Preservação da Memória Institucional – COGEDOC.

Clonar em lote

Clonar em lote permite clonar as peças selecionadas de um processo tendo obrigatoriamente um processo como destinatário, que receberá as peças juntada a processo ou associada.

Atenção: Somente peças que estejam com situação a despachar, arquivado, associado a processo, atrelado a documento, caixa de entrada, em análise, juntado a processo, novo e processo GDF e que sejam ELETRÔNICOS e não estejam com pendência de assinatura serão clonadas. O processo destino receberá a(s) peça(s) selecionada(s), conforme opção do tipo de envio (Juntada a processo ou associada).

• No menu do processo

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• Na tela aberta:

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Correlacionar

A funcionalidade “correlacionar processo” tem por objetivo registrar a existência de relação entre processos TCDF. Essa relação mostra-se pertinente sempre que um processo seja autuado em razão de decisões exaradas em outros autos ou resulte do seu desmembramento. A título de ilustração, cita-se o caso em que o TCDF, analisando o processo “X” (Processo original), determinou a autuação em apartado de procedimento de fiscalização (Processo derivado), visando apurar possível irregularidade.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Distribuição em lote

A distribuição do processo é realizada para uma pessoa, dentro de uma uma mesma unidade. O processo permanece na mesa institucional da unidade. A carga do processo deve estar com a Unidade.

Caso seja selecionado mais de um servidor, o primeiro, por padrão, será marcado como coordenador da equipe. Para modificar o coordenador, basta selecionar o outro servidor. Caso a distribuição ocorra para servidor de outra Unidade, a carga do processo não será alterada, permanecendo na Unidade original.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Excluir

Carga do Processo. Somente podem ser excluídos os processos eletrônicos que não contenham peças. Somente usuários com perfil SPA podem excluir processos físicos.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Exportar Processo

• No processo desejado:

Clique na catraca e em seguida escolha a opção Exportar

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• Na tela aberta:

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Observação

• O processo será exportado e o interessado receberá um email após a conclusão. O processo estará disponivel para download apenas por 120 horas após o envio do email.

Funcionalidade: Aceitar

Lista todos os processos enviados para a unidade que ainda não foram recebidos, ou seja, na situação “Caixa de Entrada”.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Funcionalidade: Classificar Processo

Essa funcionalidade permite alterar o Status, Fase e Vencimento de um processo, busque o processo, clique na catraca ( ) depois clique em Classificar, conforme imagem abaixo:

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Tela Aberta:

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Após alterar clique em Salvar.

Foi acrescentado a esta funcionalidade um Perfil/Permissão Reservado e exclusivo no SIGA para COGEDOC/PROTOCOLO de reclassificarProcesso o processo fora da sua carga aparecerá a opção de Plano de Classificação para classificar ou alterar o plano de classificação do processo, conforme imagem abaixo:

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Se o botão estiver da cor laranja significa que ele ainda não foi classificado, clique no botão Informar Classificação do Processo, selecione a classificação correta e clique em Salvar.

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Caso a classificação esteja incorreta irá aparecer um botão verde com o nome do Plano de classificação clique e altere para o plano correto e clique em Salvar.

Observações Importantes

• A funcionalidade Classificar continua exercendo sua função anterior alterando, Status, Fase e Vencimento.
• Sem o Perfil/Permissão no SIGA não aparecerá para atualizar o plano de classificação, somente o Status, Fase e Vencimento.
• Não é necessário digitar manualmente o assunto do processo é definido automaticamente de acordo com o plano de classificação.

• Marcando peças:

Marque as peças desejadas em sequida preencha os campos:

Email do interessado

CPF do interessado.

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por fim clique em Exportar processo

Interesse em processo

Sempre que o Usuário do e-TCDF desejar acompanhar de forma automatizada o andamento de processos de seu interesse (pessoal ou profissional), poderá utilizar a funcionalidade “Interesse em processo”, para cadastrar o processo e assim ser informado por e-mail, acerca da movimentação e decisões levadas a efeito nos autos. Na referida funcionalidade, é possível, ainda, compartilhar os processos de interesses com outros usuários, para que esses também passem a receber notificações por e-mail a cadamovimentação e decisão. Essa funcionalidade é particularmente útil no caso de chefes que desejem que seus subordinados acompanhem determinados processos.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Juntar documento

A rotina de Juntar Documento permite juntar vários documento a um processo definitivamente como uma peça.

Para essa ação é necessária a carga do processo e perfil.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Marcador

A rotina de Marcador permite a criação de marcadores/tags para classificação de processos. Os marcadores são setoriais e facilitam o agrupamento e a recuperação de processos.

Para criar um marcador, indique o nome e selecione uma cor para facilitar a identificação visual.

A vinculação do marcador com o eDoc é realizado pelo menu de contexto () opção Marcador. Serão listados os marcadores da unidade e o usuário poderá realizar a vinculação.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Movimentar

A movimentação do processo é realizada entre unidades.

Acessando a rotina (Processo > Movimentar) serão listados os processos disponíveis para movimentação.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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NOTE QUE:

A sugestão foi realizada pelo ORBIS , para saber mais , abra o manual que está na barra de menu do canto esquerdo logo abaixo de Operações com Processos, ou clique aqui.

Pendente em outra lotação

No campo "Pendente em Outra Lotação", é possível verificar quais documentos, com a mesma carga de seu perfil, estão pendentes de assinatura por outras pessoas de outras lotações.

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Pesquisar

Realizar busca de um ou mais processos, a partir da inserção de vários parâmetros no mecanismo de pesquisa de processo no e-TCDF.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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Pesquisar processo GDF (físico)

Pesquisa um processo de outro órgão que está tramitando no TCDF.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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Sigilo

Permite ao usuário atribuir o perfil de segurança “sigiloso” ao processo, devendo, para tal, ter permissão atribuída no SIGA. A mudança do perfil de segurança do processo implica a restrição de acesso aos demais usuários do e-TCDF, demandando competência expressa para a realização desta alteração. O acesso a processo sigiloso requisitará ao usuário interessado justificativa para este acesso.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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• Na tela aberta:

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Sobrestar

Permite ao usuário condicionar ou suspender a análise da matéria tratada nos autos, à decisão ou providências em outro processo, em ações judiciais, etc. A mudança do perfil de andamento do processo requer do usuário competência para esta alteração.

• No menu principal do sistema e-TCDF

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Solicitar Desarquivamento (físico)

Solicitar ao protocolo o desarquivamento de um processo físico.

• Na Mesa VIrtual do sistema e-TCDF
• Digite o número do Processo físico e arquivado e aperte enter.

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• Clique na Catraca ( ) e clique em Solic. Desarquivamento, uma janela irá aparecer em forma de pop-up pedindo uma justificativa (É obrigatório a justificativa).

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• Para acompanhar a solicitação de desarquivamento(físico)
• Vá no menu superior, clique em processo e depois clique em Acompanhar Solic. de Desarquivamento(físico).

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• Depois de clicar no Acompanhar Solic. de Desarquivamento(físico) você pode acompanhar o estado da sua solicitação, como também pode cancelá-la clicando no botão Cancelar.