e-TCDF | Perguntas Frequentes

Operações com Barramento de Serviços do PEN

Instruções para o trâmite externo de processos por meio do barramento de serviços do Processo Eletrônico Nacional – PEN

• As unidades do TCDF poderão tramitar processos digitais para órgãos e entidades jurisdicionados em virtude da integração do Sistema e-TCDF à solução Barramento de Serviços do PEN.

• O Sistema Eletrônico de Informações – SEI, utilizado por todos os órgãos jurisdicionados, não permite o trâmite de documentos avulsos, apenas de processos. Logo, os documentos devem constituir peças de processos.

• Algumas definições importantes:

  • Documento avulso: Documento não juntado a processo.

  • Peça processual: Documento juntado a processo.

  • Processo TCDF: Processo autuado por unidade do Tribunal em decorrência de atividade administrativa ou de controle externo, que não deve ser tramitado externamente para órgãos ou entidades jurisdicionados.

  • Processo de comunicação TCDF: Processo autuado por unidade do TCDF que tem como finalidade tramitar entre o Tribunal e os órgãos ou entidades jurisdicionados.

  • Processo SEI: Processo autuado por órgão ou entidade jurisdicionados no âmbito do SEI e tramitado via Barramento de Serviços do PEN.

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Procedimentos a serem observados/adotados em relação aos processos recebidos

• Os documentos oriundos dos órgãos e entidades jurisdicionados sempre estarão juntados a um Processo SEI.

• O Processo SEI será recebido diretamente no Sistema e-TCDF pela unidade Protocolo.

• O Protocolo movimentará o Processo SEI para a unidade competente.

• Ao receber o processo, a unidade poderá proceder de três formas:

  • “Anexar” o Processo SEI a um Processo TCDF;

  • “Apensar” o processo SEI a um Processo TCDF;

  • “Arquivar” o Processo SEI.

1. Funcionalidade “Anexar”:

   • Deve-se utilizar a funcionalidade “Anexar” nos casos em que não sejam necessárias novas comunicações no âmbito do mesmo processo.

   • Após a operação, que é irreversível, as peças do Processo SEI passam a integrar o Processo TCDF.

   • O Processo SEI passa a existir apenas como uma referência na tela de informações do Processo TCDF.

2. Funcionalidade “Apensar”:

   • Deve-se utilizar a funcionalidade “Apensar” nos casos em que sejam ou possam ser necessárias novas comunicações no âmbito do mesmo processo. Em regra, deve-se preferir essa funcionalidade enquanto a matéria estiver em exame no Tribunal.

   • Após apensar o Processo SEI a um Processo TCDF, a unidade poderá selecionar peças do Processos SEI para que integrem o Processo TCDF, por meio da funcionalidade “Clonar em lote”.

   • A funcionalidade “Clonar em lote” permitirá a seleção de peças específicas do Processo SEI para que passem a integrar o Processo TCDF. Para tanto, basta selecionar das peças e indicar o Processo TCDF que o sistema automaticamente procederá com a juntada.

3. Funcionalidade “Arquivar”:

   • O Processo SEI pode ser arquivado no sistema e-TCDF, caso não haja providências a serem tomadas.

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Procedimentos a serem observados/adotados para o envio de processos

• Os documentos destinados a órgãos ou entidades jurisdicionados devem ser juntados a um processo para que o trâmite externo seja efetivado.

• Os documentos avulsos devem ser juntados a um Processo SEI ou a um Processo de comunicação TCDF nas seguintes hipóteses:

  • Quando existir um Processo SEI correlacionado a um Processo TCDF (Item 2 da Seção anterior), os documentos podem ser juntados diretamente a ele.

  • Quando não existir Processo SEI correlacionado, as unidades deverão autuar um Processo de comunicação TCDF para proceder com a juntada dos documentos.

1. O Processo de comunicação TCDF deverá ser autuado pelas unidades com a exclusiva finalidade de tramitar entre o Tribunal e o órgão ou entidade jurisdicionados.

2. O Processo de comunicação TCDF deve ser correlacionado ao Processo TCDF correspondente.

3. O Processo de comunicação TCDF, após a conclusão do envio ao órgão ou entidade jurisdicionados:

• Terá sua carga alterada para o órgão ou entidade destinatários;
• Ficará bloqueado para a inclusão de novas peças enquanto não devolvido ao Tribunal;
• Permanecerá disponível para consulta pelo Tribunal.

4. Orienta-se que as unidades realizem uma cópia do documento a ser enviado, por meio da funcionalidade “Clonar”, e a insira como peça no Processo TCDF correspondente.

5. Em seguida, o processo (SEI ou de comunicação TCDF), contendo o documento que será enviado ao órgão ou entidade jurisdicionados, deverá ser movimentado para o Protocolo.

6. O Protocolo realizará o envio do Processo SEI ou do Processo de comunicação TCDF ao órgão ou entidade jurisdicionados, seguindo as informações referentes ao destinatário constantes do documento que será enviado.

7. Após a realização do envio, o Protocolo movimentará Recibo de Entrega do documento para a unidade do Tribunal competente.

8. O Processo TCDF não deve ser enviado para órgão ou entidade jurisdicionados. Caso seja, aplicam-se as mesmas regras dispostas no item 3 desta seção.

• Qualquer dúvida, as unidades podem entrar em contato com a Coordenadoria de Gestão de Documentos de Preservação da Memória Institucional – COGEDOC.

Dúvidas Frequentes

1. Posso enviar documentos avulsos pelo Barramento?

   O envio de um documento avulso para o protocolo autuar o processo e realizar o envio é permitido, cumprindo os pré-requisitos a seguir:

   • O e-Doc deve estar referenciado ao processo.

   • O e-Doc não pode ter assinaturas pendentes.

2. Posso enviar processos sigilosos via Barramento?

   O envio é permitido, porém atualmente o documento irá como público. Portanto seguindo à recomendação, por ora as peças sigilosas não devem ser tramitadas via Barramento em vista do e-TCDF ainda não possuir a devida lista de Hipósteses Legais.

3. Como sei que órgão de destino recebeu o processo?

   O e-TCDF, com a necessidade de controle de prazo na linha temporal do processo, está gerando um recibo em forma de e-Doc automático, após a geração o mesmo será colocado junto ao processo e pendente de assinatura do Protocolo para ser enviado à Secretaria. O Recibo citado anteriormente contém dados do processo em questão, dados como número do processo e data e hora do recebimento do processo no orgão destino.

4. Com o Barramento, eu tenho acesso à todos os processos do jurisdicionado?

   Não há acesso aos processos do jurisdicionado pelo Barramento, visto que o sistema em si se trata somente de uma comunicação de envios, o que resumidamente é um trâmite de processos entre o GDF e o TCDF.

Nota de versionamento

No momento atual o sistema não possui uma particularidade exigida pelo SEI. Esta particularidade se trata das Hipóteses Legais, onde que para cada peça que não é definida como pública, é necessário que seja justificada, o porque que dela se tratar de um processo restrito ou sigiloso. Para essa justificativa, é necessário que ela esteja atrelada à uma das Hipóteses Legais mais cabível para a situação.