e-TCDF | Perguntas Frequentes

Operações com Documentos

Qual a diferença entre movimentar e distribuir um documento?

No e-TCDF, usa-se movimentar documento quando se deseja transferir a responsabilidade de agir sobre o documento (Carga) para outra Unidade do TCDF. Por sua vez, usa-se distribuir documento quando se deseja transferir a responsabilidade de agir para um servidor dentro da própria unidade detentora da responsabilidade de agir (carga).

Como distribuir um documento?

Pré-requisto:
- A carga do documento deve estar com a Unidade.
  - Na Mesa Virtual, após localizar o documento, ou na tela Cadastrar documento (acessível após salvar um documento ou editá-lo).
Em ambos os casos:

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Na tela Distribuir documento:

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Para conferir o resultado da operação, verifique a área de mensagem no topo da tela.

Como movimentar um documento?

Pré-requistos:
- A carga do documento deve estar com a Unidade.
- A situação do documento deve ser concluso.
  - Na Mesa Virtual, após localizar o documento; ou na tela Cadastrar documento (acessível após salvar um documento ou editá-lo).
Em ambos os casos:

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Na tela Movimentar documento:

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Para conferir o resultado da operação, verifique a área de mensagem no topo da tela.

Atenção

Ao movimentar um documento, físico ou eletrônico, para mais de uma Unidade, o sistema irá cloná-lo e enviá-lo, automaticamente, para os destinos selecionados. Em se tratando de documento físico, selecionando-se mais de um destinatário, a Unidade expeditora deverá providenciar as cópias físicas necessárias e enviá-las para os destinatários correspondentes.

O que é um marcador?

O marcador é um mecanismo empregado para sinalizar os documentos físicos e eletrônicos que tramitem na mesa virtual da Unidade.

Quando um documento é marcado, a marcação será apresentada no escaninho virtual, facilitando a gestão do documento, inclusive, por ocasião da pesquisa.

Assim, podemos criar marcadores para identificar os documentos arquivados, os ofícios expedidos ou recebidos, as denúncias, as representações etc. O documento pode conter múltiplos marcadores, facilitando assim o controle sobre os mesmos.

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Cada Unidade deve cadastrar os marcadores previamente ao seu uso. Para saber como, vide: Como cadastrar, editar ou excluir marcadores?

Atenção

O marcador só é visível dentro da Unidade onde foi criado, sendo apresentado a cada tramitação do documento pela Unidade. Ao sair da Unidade, o marcador não ficará visível para as demais Unidades, que poderão acrescentar seus próprios marcadores.

Quando devo clonar um documento?

O recurso clonar documento destina-se, como o nome indica, à criação de uma cópia de um documento já cadastrado.

Assim, sempre que for necessário enviar um documento a mais de um destinatário ou autuá-lo em processos distintos, deve-se usar tal funcionalidade.

Ao se usar a funcionalidade, o sistema cria um novo documento contendo os mesmos dados cadastrais e um arquivo/imagem do documento original, porém com a identificação (e-DOC) distinta, permitindo, assim, que o documento e suas cópias possam ser juntados, por exemplo, a processos distintos ou movimentados para Unidades diferentes. Essa função equivale a copiar um original e acrescentar-lhe a chancela Confere com o Original.

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Atenção

O recurso está disponível para documentos físicos e eletrônicos, sendo que, no caso dos físicos, a sua tramitação irá requerer o envio de cópias físicas do original, vez que será exigido o aceite da Unidade destinatária.
Ao se movimentar um documento, físico ou eletrônico, para mais de uma Unidade, o sistema irá cloná-lo e enviá-lo, automaticamente, para os destinos selecionados.

Como saber se foi enviado um documento para Unidade?

No caso de documento eletrônico:
- Na → Mesa Virtual → Pasta Documento(s) da Unidade;
  - Verificar → Pasta A encaminhar; ou
  - Verificar → Pasta Em revisão os documentos lá registrados.
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No caso de documento físico:
- Na → Mesa Virtual → Pasta → Documento(s) da Unidade;
  - Verificar → Pasta Pendente de Aceite os documentos lá registrados.

Atenção

Os documentos recém ingressados na unidade serão identificados com uma bandeira verde ao lado das informações de Carga

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Verificando que o documento não se destina a Unidade, deve-se movimentá-lo para a Unidade remetente ou para aquela para onde o documento deveria ter sido originalmente encaminhado.

O que é e para que serve associar (anexar) documento a processo?

O documento associado corresponde a um "anexo" de um processo e tem por objetivo melhor documentá-lo. O documento não integrará os autos, mas estará disponível para consulta quando o usuário acessar os dados do processo. O documento associado está sempre associado a um processo e, opcionalmente, pode ser associado também a um documento específico já juntado ao processo. O conteúdo do documento não receberá numeração de página. Como documentos passíveis de serem associados aos autos indica-se, por exemplo, os referentes a: processos de outras entidades digitalizados; ou documentos produzidos por terceiros e digitalizados.

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Como pesquisar documentos?

No menu principal do sistema e-TCDF (topo da tela):
- Selecione a opção → Documento → Pesquisar vários parâmetros;
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Na tela aberta:
- Informe os campos (parâmetros) de pesquisa, observando:
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  X
  - Campos textos (fundo branco) → preencher as informações;
  - Campos de seleção (fundo branco com letras em cinza com texto selecione...) → selecionar um ou mais parâmetros. Para selecionar um novo parâmetro, basta clicar na área delimitada para o campo. Para excluir o parâmetro, bastar clicar no x ao lado de sua identificação;
  - Campos box → selecione o parâmetro desejado clicando no quadrado correspondente;
- Selecione → ;
- Os documentos filtrados com base nos parâmetros informados serão apresentados na grid, na parte de baixo da tela;
  - Para ver detalhes do documento recuperado, basta clicar no e-DOC correspondente;
  - Para executar ações sobre o documento recuperado, basta selecionar → .
- É possível, ainda, executar as seguintes ações:
  - Selecione → , para exportar o resultado da pesquisa para planilha eletrônica. Selecione o(s) campo(s) que deseja exportar e clique em . Ao fazê-lo, será baixado para o computador do usuário um arquivo de nome file.xls, contendo as informações da pesquisa, para consulta via planilha eletrônica.
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  - Selecione → para limpar os campos (parâmetros) antes selecionados.
Para conferir se o documento foi cadastrado ou se erros foram apontados, verifique na parte superior central da tela, a informação gerada pelo sistema.